¿Google Docs o Microsoft Word?

El propósito de esta publicación es describir y comparar las características distintivas de los procesadores de textos Google Docs y Word para tomar una decisión más acertada y en función de nuestras necesidades.  

Google Docs

Es un procesador de textos gratuito en Internet que forma parte de Google Drive. Se trata de un servicio que permite crear, subir y compartir documentos en línea. Es esencial tener un correo electrónico gmail para poder tener acceso a las aplicaciones de Google Drive, y por lo tanto, hacer uso de Google Docs.

La interfaz de usuario de Google Drive es muy simple y fácil de utilizar. Para informarnos en detalle sobre cómo funciona, el artículo sobre Interfaz de usuario de Google Drive de la Universidad de Antioquia (Colombia) nos explica paso a paso y con imágenes las distintas opciones disponibles. Un dato muy importante es que Google Drive ofrece almacenamiento gratuito de 15 GB, lo que permite guardar correos electrónicos, fotos, videos y archivos en formato .gdocs para que no ocupen demasiado espacio.

Por otro lado, las funciones y herramientas de Google Docs son muy parecidas a las de otros procesadores de textos pero con ciertas particularidades. 

  1. Abre casi cualquier tipo de formato (.doc, .docx, .pdf, .rtf, .txt, .html y .csv) y, una vez subidos, se pueden editar y corregir.
  2. Permite descargar los archivos en varios formatos. Así, podemos redactar documentos y, al momento de la descarga, elegir la extensión deseada, entre ellas .docx, .odt, .rtf, .pdf y .txt.  
  3. Guarda automáticamente los cambios realizados en los documentos, por lo que nos evita la pérdida de información. Asimismo, se ha incorporado la opción de realizar cambios sin acceso a Internet. Simplemente, hay que ingresar en configuración y activar la opción sincronización sin conexión.
  4. Permite compartir los archivos con distintos usuarios y la coedición en línea. Ésta es quizás una de las razones que más propiciaron su éxito. Basta con ir a la opción compartir en el extremo superior derecho del documento e insertar los correos de otros usuarios para que puedan tener acceso. Se puede optar por permitirles editar el documento, introducir comentarios o simplemente verlo.

Para quienes quieran comenzar a utilizar este procesador, les recomiendo consultar un artículo muy interesante y útil sobre Edición de contenidos en línea: Google Docs de un grupo de especialistas en herramientas digitales que desarrolla las funciones específicas del procesador.

Microsoft Word

Word es el líder del sector de los programas de ofimática para computadoras. Esto implica que, si bien Google Docs es fácil de utilizar, Word es el procesador de textos más conocido y utilizado, por lo que su familiaridad le otorga una gran ventaja por sobre sus competidores. En términos generales, Word tiene mejores herramientas para cambiar el formato del texto y los estilos del documento. Algunas diferencias evidentes son la variedad de plantillas disponibles en Word, que es mucho más amplia y sofisticada que la de cualquier otro procesador, y la amplia selección de estilos de gráficos.

Si bien Word es un procesador pago que se debe instalar en cada dispositivo y no basado en Internet como en el caso de Google Docs, Microsoft lanzó Office Online, una plataforma que permite a los usuarios con una cuenta de correo Microsoft usar todas las versiones en línea gratuitas de las aplicaciones de Office: Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las versiones gratuitas son más limitadas que las de escritorio pero mantienen el mismo formato, lo que facilita el uso de las herramientas. Estas versiones fueron creadas con el propósito de competir con el paquete ofimático de Google Drive aunque, según los expertos, a Microsoft le queda mucho por mejorar.

En conclusión, la elección del procesador dependerá mucho de las necesidades de cada usuario. El paquete de office es claramente la opción de escritorio más completa y avanzada del mercado. Sin embargo, es importante aclarar que se puede complementar fácilmente con las aplicaciones en línea que ofrece Google Drive dado que los formatos son compatibles.

Bibliografía      

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